In einer zunehmend digitalisierten Welt werden Produktinformationen zu einer entscheidenden Ressource für den Erfolg von Unternehmen. Gerade mittelständische Betriebe stehen vor der Herausforderung, immer größere Datenmengen effizient und konsistent zu verwalten. Produktinformationsmanagement-Systeme (PIM) bieten hier eine zentrale Lösung – und eröffnen neue Möglichkeiten für Effizienzsteigerung, bessere Kundenkommunikation und nachhaltiges Wachstum.
Die Digitalisierung schreitet unaufhaltsam voran: Laut Prognosen wird das globale Datenvolumen von 33 Zettabytes im Jahr 2018 auf 180 Zettabytes im Jahr 2025 anwachsen. Vor allem Branchen wie produzierendes Gewerbe, Handel und Finanzen produzieren riesige Datenmengen. Diese Entwicklung geht einher mit steigenden Kundenerwartungen: Mehr Kanäle, individuellere Produkte und schneller verfügbare Informationen sind heute Standardanforderungen.
Ohne zentrale Systeme geraten Unternehmen schnell an ihre Grenzen: Dezentral verteilte Datensilos, manuelle Prozesse und inkonsistente Informationen führen zu ineffizienten Abläufen, Fehlern und letztlich zu unzufriedenen Kund*innen.
Ein PIM-System ist eine zentrale Plattform zur medienneutralen Verwaltung und Pflege von Produktinformationen. Es ermöglicht, verschiedene Ausgabekanäle – etwa Webshops, Printkataloge oder Marktplätze – effizient mit konsistenten, aktuellen Daten zu versorgen. Ziel ist es, Produktdaten an einer zentralen Stelle zu erfassen, zu veredeln und strukturiert auszugeben.
Kundenbeispiele zeigen, was möglich ist: So verkürzte Staples Canada mit Akeneo die Time-to-Market neuer Produkte von 24 Stunden auf 15 Minuten. Würth Electrical Wholesale verwaltet mit Pimcore vier Millionen Produkte in sieben Sprachen. Und Bofrost kombiniert über 130.000 digitale Assets mit seinen Produktdaten in 16 Sprachen.
Die Vorteile liegen auf der Hand:
Auch aus Kundensicht bringt ein PIM klare Vorteile: Konsistente Produktinformationen steigern die Conversion-Rate im E-Commerce um 20–50 % und senken Retourenquoten erheblich – über 60 % der Retouren entstehen durch fehlerhafte oder unklare Produktangaben.
Die Einführung eines PIM-Systems ist kein Selbstläufer. Herausforderungen sind unter anderem:
Ein bewährtes Vorgehen beginnt mit einer strukturierten Vorauswahl geeigneter Systeme und einer Anforderungsdefinition auf hoher Flughöhe (Epics). Anschließend folgen Demos, Workshops und ein agiles Projektvorgehen mit einem klar definierten MVP (Minimum Viable Product).
Gerade mittelständische Unternehmen profitieren davon, mit einem klar definierten, kleinen Anfang zu starten. Statt gleich das gesamte Datenuniversum zu migrieren und sämtliche Kanäle anzubinden, wird ein erster, klar abgegrenzter Bereich realisiert – beispielsweise eine ausgewählte Produktgruppe oder ein einzelner Vertriebskanal. Dieser sogenannte Minimum Viable Product (MVP)-Ansatz hat viele Vorteile:
Mit einem erfolgreichen MVP im Rücken kann das System dann Schritt für Schritt weiter ausgebaut werden – sowohl in Bezug auf die Produktdaten, als auch auf die angebundenen Ausgabekanäle.
Gerade die Auswahl des richtigen PIM-Systems ist für den späteren Erfolg entscheidend. Hilfreiche Quellen für die Vorauswahl sind etwa:
Da der Markt viele Systeme mit unterschiedlichen Schwerpunkten bietet, lohnt sich eine agnostische Beratung, die unabhängig von Herstellern agiert und ausschließlich die individuellen Anforderungen des Unternehmens in den Mittelpunkt stellt.
Wichtig: Neben Lizenz- und Implementierungskosten sollten auch Betriebskosten, Support, Wartung und zukünftige Erweiterungen (z. B. bei steigenden Datenvolumina) in die TCO-Betrachtung (Total Cost of Ownership) einbezogen werden.
Der Markt für PIM-Systeme ist technologisch äußerst vielfältig. Unternehmen müssen bei der Auswahl wichtige Grundsatzentscheidungen treffen:
Durch diese technologischen Unterschiede und Spezialisierungen ist eine genaue Anforderungsanalyse im Vorfeld unerlässlich. Nur so kann ein System gefunden werden, das sowohl aktuelle Bedürfnisse abdeckt als auch Raum für zukünftiges Wachstum bietet.
Zukünftig werden PIM-Systeme noch stärker in übergeordnete Strategien eingebunden, wie zum Beispiel das Information Supply Chain Management (ISCM). Außerdem gewinnen neue Anforderungen an Transparenz und Nachhaltigkeit an Bedeutung, etwa durch den Digitalen Produktpass, der umfassende Informationen über Herkunft, Herstellung und Umweltaspekte eines Produkts bereitstellt.
Künstliche Intelligenz (KI) unterstützt darüber hinaus PIM-Prozesse, etwa bei:
PIM-Systeme sind ein unverzichtbarer Baustein für die erfolgreiche Digitalisierung im Mittelstand. Sie helfen, Komplexität zu beherrschen, Kundenerwartungen zu erfüllen und das Unternehmen zukunftssicher aufzustellen. Wer heute in konsistente und gut gepflegte Produktdaten investiert, dabei mit einem MVP klein startet und die technologische Vielfalt klug berücksichtigt, legt das Fundament für nachhaltigen Erfolg im digitalen Zeitalter.