Digital Insights: Produktinformationen mit PIM-Systemen verwalten
In einer zunehmend digitalisierten Welt werden Produktinformationen zu einer entscheidenden Ressource für den Erfolg von Unternehmen. Gerade mittelständische Betriebe stehen vor der Herausforderung, immer größere Datenmengen effizient und konsistent zu verwalten. Produktinformationsmanagement-Systeme (PIM) bieten hier eine zentrale Lösung – und eröffnen neue Möglichkeiten für Effizienzsteigerung, bessere Kundenkommunikation und nachhaltiges Wachstum.
Warum konsistente Daten so wichtig sind
Die Digitalisierung schreitet unaufhaltsam voran: Laut Prognosen wird das globale Datenvolumen von 33 Zettabytes im Jahr 2018 auf 180 Zettabytes im Jahr 2025 anwachsen. Vor allem Branchen wie produzierendes Gewerbe, Handel und Finanzen produzieren riesige Datenmengen. Diese Entwicklung geht einher mit steigenden Kundenerwartungen: Mehr Kanäle, individuellere Produkte und schneller verfügbare Informationen sind heute Standardanforderungen.
Ohne zentrale Systeme geraten Unternehmen schnell an ihre Grenzen: Dezentral verteilte Datensilos, manuelle Prozesse und inkonsistente Informationen führen zu ineffizienten Abläufen, Fehlern und letztlich zu unzufriedenen Kund*innen.
Was ist ein PIM-System?
Ein PIM-System ist eine zentrale Plattform zur medienneutralen Verwaltung und Pflege von Produktinformationen. Es ermöglicht, verschiedene Ausgabekanäle – etwa Webshops, Printkataloge oder Marktplätze – effizient mit konsistenten, aktuellen Daten zu versorgen. Ziel ist es, Produktdaten an einer zentralen Stelle zu erfassen, zu veredeln und strukturiert auszugeben.
Kundenbeispiele zeigen, was möglich ist: So verkürzte Staples Canada mit Akeneo die Time-to-Market neuer Produkte von 24 Stunden auf 15 Minuten. Würth Electrical Wholesale verwaltet mit Pimcore vier Millionen Produkte in sieben Sprachen. Und Bofrost kombiniert über 130.000 digitale Assets mit seinen Produktdaten in 16 Sprachen.
Mehrwerte eines PIM-Systems
Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Single Point of Truth: Einheitliche, zentrale Datenquelle beseitigt Silos.
- Bessere Datenqualität: Durch strukturierte Pflege werden Fehler reduziert.
- Optimierte Zusammenarbeit: Teams greifen auf eine gemeinsame Plattform zu.
- Schnellerer Time-to-Market: Produkte gelangen deutlich schneller auf den Markt.
- Skalierbarkeit: Unternehmen sind auf Wachstum vorbereitet.
Auch aus Kundensicht bringt ein PIM klare Vorteile: Konsistente Produktinformationen steigern die Conversion-Rate im E-Commerce um 20–50 % und senken Retourenquoten erheblich – über 60 % der Retouren entstehen durch fehlerhafte oder unklare Produktangaben.
Herausforderungen und Erfolgsfaktoren bei der Einführung
Die Einführung eines PIM-Systems ist kein Selbstläufer. Herausforderungen sind unter anderem:
- Erstellung eines klaren Produktdatenmodells
- Integration in bestehende IT-Landschaften
- Zeit- und Ressourcenaufwand bei der Umsetzung
- Akzeptanz der Benutzer*innen
Ein bewährtes Vorgehen beginnt mit einer strukturierten Vorauswahl geeigneter Systeme und einer Anforderungsdefinition auf hoher Flughöhe (Epics). Anschließend folgen Demos, Workshops und ein agiles Projektvorgehen mit einem klar definierten MVP (Minimum Viable Product).
MVP-Ansatz: Klein starten und wachsen
Gerade mittelständische Unternehmen profitieren davon, mit einem klar definierten, kleinen Anfang zu starten. Statt gleich das gesamte Datenuniversum zu migrieren und sämtliche Kanäle anzubinden, wird ein erster, klar abgegrenzter Bereich realisiert – beispielsweise eine ausgewählte Produktgruppe oder ein einzelner Vertriebskanal. Dieser sogenannte Minimum Viable Product (MVP)-Ansatz hat viele Vorteile:
- Schneller Nutzen: Erste Anwender*innen können zügig produktiv arbeiten.
- Frühes Feedback: Probleme und Optimierungspotenziale werden frühzeitig sichtbar.
- Flexibilität: Erweiterungen und Verbesserungen können auf realer Nutzung basieren.
- Risikominimierung: Zeit- und Kostenaufwände bleiben besser kalkulierbar.
Mit einem erfolgreichen MVP im Rücken kann das System dann Schritt für Schritt weiter ausgebaut werden – sowohl in Bezug auf die Produktdaten, als auch auf die angebundenen Ausgabekanäle.
Systemauswahl: Das passende PIM finden
Gerade die Auswahl des richtigen PIM-Systems ist für den späteren Erfolg entscheidend. Hilfreiche Quellen für die Vorauswahl sind etwa:
- Gartner Peer Insights / Magic Quadrant für PIM und MDM
- Forrester Wave
- IDC MarketScape
- OMR Reviews
- SoftwareReviews
Da der Markt viele Systeme mit unterschiedlichen Schwerpunkten bietet, lohnt sich eine agnostische Beratung, die unabhängig von Herstellern agiert und ausschließlich die individuellen Anforderungen des Unternehmens in den Mittelpunkt stellt.
Wichtig: Neben Lizenz- und Implementierungskosten sollten auch Betriebskosten, Support, Wartung und zukünftige Erweiterungen (z. B. bei steigenden Datenvolumina) in die TCO-Betrachtung (Total Cost of Ownership) einbezogen werden.
Factsheet: PIM-Implementierung in zehn Schritten
Wenn Sie die Einführung eines PIM-Systems in Ihrem Unternehmen planen, sind Sie hier genau richtig. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihr PIM-Projekt erfolgreich umsetzen – von der Definition konkreter Ziele und KPIs bis zum Betrieb und der Optimierung Ihres Systems.
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Technologische Aspekte: Vielfalt der Ansätze verstehen
Der Markt für PIM-Systeme ist technologisch äußerst vielfältig. Unternehmen müssen bei der Auswahl wichtige Grundsatzentscheidungen treffen:
- Best-of-Breed vs. Best-of-Suite: Sollen spezialisierte Lösungen kombiniert oder integrierte Plattformen genutzt werden?
- SaaS vs. On-Premise: Möchte man eine Cloud-basierte Lösung mit schneller Skalierbarkeit oder eine lokal gehostete Variante mit maximaler Kontrolle?
- API-First-Architekturen: Moderne Systeme setzen auf offene APIs, um flexible Integrationen in bestehende Systemlandschaften zu ermöglichen.
- Performance und Skalierbarkeit: Insbesondere bei Millionen von Produktdatensätzen sind die Performance und die Fähigkeit, mit wachsendem Volumen umzugehen, entscheidend.
- Datenschutz und Datensicherheit: Gerade bei internationalen Einsätzen müssen Systeme DSGVO-konform arbeiten und höchste Sicherheitsstandards erfüllen.
Durch diese technologischen Unterschiede und Spezialisierungen ist eine genaue Anforderungsanalyse im Vorfeld unerlässlich. Nur so kann ein System gefunden werden, das sowohl aktuelle Bedürfnisse abdeckt als auch Raum für zukünftiges Wachstum bietet.
Neue Entwicklungen: Digitaler Produktpass und KI
Zukünftig werden PIM-Systeme noch stärker in übergeordnete Strategien eingebunden, wie zum Beispiel das Information Supply Chain Management (ISCM). Außerdem gewinnen neue Anforderungen an Transparenz und Nachhaltigkeit an Bedeutung, etwa durch den Digitalen Produktpass, der umfassende Informationen über Herkunft, Herstellung und Umweltaspekte eines Produkts bereitstellt.
Künstliche Intelligenz (KI) unterstützt darüber hinaus PIM-Prozesse, etwa bei:
- Automatisierter Datenerfassung und -anreicherung
- Verbesserung der Datenqualität
- Automatisierter Klassifikation und Übersetzung
- Erzeugung von Produktempfehlungen und personalisierten Inhalten
Fazit
PIM-Systeme sind ein unverzichtbarer Baustein für die erfolgreiche Digitalisierung im Mittelstand. Sie helfen, Komplexität zu beherrschen, Kundenerwartungen zu erfüllen und das Unternehmen zukunftssicher aufzustellen. Wer heute in konsistente und gut gepflegte Produktdaten investiert, dabei mit einem MVP klein startet und die technologische Vielfalt klug berücksichtigt, legt das Fundament für nachhaltigen Erfolg im digitalen Zeitalter.
Christof Zahn, Director Busines Unit Consulting
Wenn Sie Fragen zum Thema Produktinformationsmanagement-Systeme und Data Mangement haben oder darüber sprechen möchten, wie Sie ein PIM-System in Ihre Systemlandschaft integrieren können, stehen wir Ihnen gerne für ein unverbindliches Beratungsgespräch zur Verfügung.
