Mediawiki vs. Confluence: Welches Enterprise-Wiki ist das richtige für Ihr Unternehmen?

Doch vor dem Kampf klären wir die Bedingungen. Wenn wir heute die beiden Wiki-Systeme gegeneinander antreten lassen, soll es nicht um einen K.O. Sieg für die eine oder andere Software gehen. Vielmehr steht das technische Können der Kontrahenten im Mittelpunkt. Am Ende wird Ihnen klar sein, welches System für mittlere bis große Unternehmen sinnvoller und produktiver einsetzbar ist.

Produktivität ist im Geschäftsalltag entscheidend

Unternehmen tragen sich mit der Entscheidung ein Enterprise-Wiki einzusetzen um das gemeinsame Arbeiten an Aufgaben oder Projekten zu optimieren. Gründe hierfür sind Zeitersparnis bei der Zusammenarbeit und der optimale Einsatz von Ressourcen und Wissen. Produktivität, definiert als „das Verhältnis zwischen Nutzen und den dafür benötigten Einsatzfaktoren“, ist demnach DAS Stichwort.

Somit steht die Bewertungsgrundlage der Jury schon mal fest: Welches Wiki-System ist produktiver einsetzbar? Stellen wir zunächst die beiden Kontrahenten vor.

In der linken Ecke: MediaWiki

Diese Software ist im wahrsten Sinne des Wortes ein Schwergewicht. Das Open-Source-Tool ist bereits 2002 entstanden. Magnus Manske entwickelte diese Wiki-Engine für die bekannteste Online-Enzyklopädie: WIKIPEDIA. Heute ist das System in der Version 1.24.1 verfügbar und mit mehr als 800 verschiedenen Konfigurationseinstellungen und über 2000 Erweiterungen wirklich mächtig.

Durch seinen Einsatz bei WIKIPEDIA ist es weltberühmt und eindeutig darauf ausgelegt, astronomisch große Datenmengen und Zugriffszahlen verwalten zu können. Um sich ein Bild dieser Unmengen an Daten zu machen, empfehle ich Ihnen während Sie den Text lesen http://listen.hatnote.com/aufzurufen. Auf dieser kleinen Website-Spielerei werden Änderungen an Wikipedia in Echtzeit audiovisualisiert. Der perfekte Soundtrack für dieses Thema.  MediaWiki wird unter anderem von den Unternehmen Intel, Novell und natürlich Wikipedia selbst eingesetzt.

Confluence – Der Herausforderer

In der rechten Ecke: Confluence

Confluence ist der Herausforderer und sicher nicht jedem ein Begriff. Die Software wurde 2004 von der Firma Atlassian entwickelt. Das Ziel der Software ist es, kollaborative Arbeit für Teams zu optimieren und das Wissensmanagement eines Unternehmens effizienter zu gestalten. Soweit das Marketing.

Die Software ist in 12 Sprachen und aktuell in der Version 5.7 verfügbar. Confluence wurde für die Anforderungen und Herausforderungen von Unternehmen entwickelt, ist also ein Spezialist. Es arbeitet natürlich nahtlos mit anderen Produkten aus dem Hause Atlassian, wie Jira und HipChatzusammen. Confluence verfügt aktuell über 577 Erweiterungen und wird von Unternehmen wie Facebook, Microsoft, Skype, Adobe, Linkedin und Netflix eingesetzt.

Mit Confluence schicken wir also den schlanken, durchtrainierten Spezialisten in den Ring, ein schlagfertiger Gegner für das MediaWiki.

Lets get ready to ruuuuuuuuuuuuumbleeeeeeeee!!! Ding!!!

Runde 1: Open Source vs. Lizenzmodell

Es ist angeläutet, der Kampf beginnt und diese erste Runde sollte schnell beendet sein. Denn das eine System kostet Lizenzgebühren und das andere nicht. Aber ganz so einfach machen wir es uns nicht. Denn mit den Lizenzkosten sind auch Vorteile verbunden, die das Open Source Wiki nicht bieten kann. Werfen wir einen Blick auf die Kosten. Hier ist Atlassian sehr flexibel und bietet neben Volumenlizenzen auch Pakete oder Bundles an, so dass die Kosten trotz Lizenzen immer noch sehr individuell zu gestalten sind.

Hauptsächlich wird unterschieden zwischen der Cloud-Option, bei der Atlassian das System auf seinen eigenen Servern bereitstellt und der Hosted Variante, bei der das System auf eigenen Servern gehostet wird. Betrachten wir, der Übersichtlichkeit halber das Eigenhosting, bei dem die Lizenzkosten einmalig gezahlt werden.

Benutzer / Einmaliger Lizenzpreis:

• 10 / 10 $
• 50 / 2200 $
• 100 / 4000 $
• 500 / 12.000 $
• 10.000 / 20.000 $
• über 10.000 / 24.000 $

So viel zu den Kosten. Was bekomme ich aber für mein Geld im Gegenzug? Neben der Nutzung der Software, übernimmt der Hersteller 12 Monate Wartung. Und dann kommt noch ein Treffer aus der rechten Ecke. Denn obwohl Confluence ein kommerzielles Produkt ist, erhalten die Kunden den Quellcode. Dieser kann, wenn gewünscht, bearbeitet werden. Dadurch ist jedes Unternehmen in der Lage, individuelle Anpassungen und Optimierungen vorzunehmen. Ein Nutzen, über den man normalerweise nur bei der Verwendung von Open Source Software verfügt.

Es steht fest, Confluence kostet mehr als das gratis verfügbare MediaWiki, bietet dafür aber auch mehr Individualität. Dennoch geht die erste Runde an MediaWiki. Denn ein amtierender Champion, der ohne Gage antritt, muss honoriert werden.

Runde 2: Die Sicherheit

Diese zweite Runde wird hart, denn Sicherheit ist ein entscheidender Faktor. Schließlich wird in einem Unternehmens-Wiki wertvolles Know-How hinterlegt. Zunächst spielen hierbei die Vorbedingungen eine wichtige Rolle. Wie ist das Unternehmensnetzwerk und generell die Sicherheitspolitik des Unternehmens aufgestellt? Denn, wenn es um Systeme geht über die die auch von außen (aus dem Internet ohne VPN) zugegriffen werden soll, wird dieser Aspekt sehr interessant.

Lassen wir hier den Experten unsere Kontrahenten betrachten. Das IT Sicherheitsunternehmen Secunia hat Confluence getestet und seit der Veröffentlichung 48 Lücken gefunden. Bei MediaWiki hingegen wurden 104 Lücken festgestellt. Selbst wenn man jetzt in Betracht zieht, dass es MediaWiki etwas länger gibt als Confluence, so kommt man immer noch auf 4,3 Fehler p.a. bei Confluence und 8 Fehler p.a. bei MediaWiki. Wir halten fest: Der Herausforderer hat klar die bessere Deckung, also geht diese Runde klar an Confluence.

Runde 3: Performance und Geschwindigkeit

Gehen wir nun in die dritte Runde. Wikis müssen große Mengen an Daten speichern, abfragen, filtern und durchsuchen. Wenn das System produktiv sein soll, dann dürfen diese Vorgänge nicht lange dauern. Müssen die Mitarbeiter auf das System warten – und wenn es nur wenige Sekunden sind,  ist die Arbeit nicht produktiv. Wirkt das System träge und aufhaltend, wird die Akzeptanz bei den Nutzern sehr gering sein. Betrachten wir also in Runde 3 diesen Aspekt bei MediaWiki und Confluence.

MediaWiki wurde geschaffen um nicht nur Berge an Daten, sondern quasi ganze Galaxien zu verarbeiten. Hören Sie den Soundtrack dazu? Unglaublich wie viel und wie schnell hier Einträge geändert und eingefügt werden. Hierfür wird natürlich eine entsprechende Hardware benötigt, aber generell ist zu sagen, dass das System sehr schnell ist. Confluence wird, aufgrund seiner zugrunde liegenden Technik (viel JavaScript), nachgesagt, es wäre ein träges System. Doch das ist die Theorie, denn nach einigen Tests an beiden Wiki-Systemen kommen wir zu diesem Ergebnis:

Wie man auf den Grafiken sieht, unterscheiden sich beide Kontrahenten in punkto Geschwindigkeit nicht wesentlich. Die Wahrnehmung, dass der Champion MediaWiki schneller zu sein scheint, liegt wohl an der massiven Infrastruktur, die bei Wikipedia zugrunde liegt. Dennoch halten wir das Ergebnis aus Runde 4 fest: Beide können schnell genug zuschlagen! MediaWiki aber schneller. Ein technischer Sieg für den Champion.

Runde 4: Interaktion mit Dateien

Jetzt wird es interessant, nachdem sich die beiden Wiki-Systeme in den ersten drei Runden etwas beschnuppert haben, geht es nun an die Kernpunkte des produktiven Arbeitens: Zunächst die Interaktion mit Dateien und dann die Kompatibilität verschiedener Dateiformate. Läuten wir die vierte Runde ein.

Die meisten Unternehmen verwenden Office Software von Microsoft oder Open Office. Vergleichen wir also die Kompatibilität dieser Formate zwischen den Kontrahenten. MediaWiki verfügt über einige Extensions, die die Daten aus diesen Office-Dateien extrahieren sollen. Leider kann die eigentliche Datei, zum Beispiel eine Geschäftsbrief-Vorlage mit Formatierungen, nicht im Wiki dargestellt werden. Lediglich der Text wird im System angezeigt und die Datei kann zum Download bereitgestellt werden. In der Praxis muss man sagen, dass der Titelverteidiger sich nicht wirklich stark präsentiert. Denn die Anwendung der Extensions ist leider wenig praktikabel, inkonsistent und teilweise je nach Extension sogar unbrauchbar.

Der Herausforderer Confluence bietet die Möglichkeit Word, PowerPoint, Excel und PDF Dateien nativ auf seinen Inhaltsseiten anzuzeigen. Die eingefügten Dokumente behalten ihre Formatierung, und können problemlos im Wiki geblättert und bearbeitet werden.

Fassen wir diese Runde zusammen ist klar, beide Systeme sind in der Lage Inhalte aus externen Dateien darzustellen. Allerdings bietet das Confluence-Wiki die bei weitem praktikablere Lösung. Diese Runde geht also eindeutig an den Herausforderer, der deutlich besser (Dateien) einstecken kann.

Runde 5: Collaboration

Diese fünfte Runde, wird eine der wichtigsten, denn es geht um den Kern eines Wikis: die Möglichkeiten der Zusammenarbeit beim gemeinsamen Erarbeiten und Pflegen von Informationen.

Zunächst werfen wir einen Blick auf MediaWiki. Das System verwendet ein spezielles MarkUp in dem Inhalte gepflegt werden. Es können bei Bedarf allerdings so genannte „WYSIWYG Editoren“ nachinstalliert werden. Durch das spezielle MarkUp können in MediaWiki auch Benutzer verlinkt werden, dieses ist allerdings alles andere als praktikabel.

Confluence hingegen bietet direkt einen umfangreichen „WYSIWYG Editor“, der stark an Microsoft Word erinnert. Hier sind noch Zusatz-Features wie Benutzererwähnung, Info Tabs und Aufgabenlisten integriert. Durch die Erweiterung „Gliffy“ lassen sich sogar ganze Diagramme, Organigramme, Zeitleisten, Geschäftsprozesse und Flow-Charts in Confluence selber erstellen.

Fassen wir zusammen: Jetzt, wo es auf das ankommt was zählt, fängt MediaWiki an zu schwächeln – Produktivität will gelernt sein. Auch hier siegt der Herausforderer Confluence deutlich nach Punkten.

Runde 6: Schnittstellen

Begeben wir uns in die sechste Runde: die Schnittstellen. In jedem Unternehmen ist mehr als nur eine Software im Einsatz. Produktiv wird es dann, wenn die verschiedenen Systeme miteinander kommunizieren können und die Informationen unkompliziert weitergegeben werden.

MediaWiki verfügt hier über eine Reihe von vorkonfigurierten Schnittstellen. Darunter sind beispielsweise: Jira, SalesForce, Wunderlist, Evernote, SAP oder SharePoint. Allerdings zeigt auch hier der Praxistest, da viele Extension instabil, veraltet oder sehr, sehr unpraktikabel sind.

Auch Confluence kommt bei der Zusammenarbeit mit anderen Diensten nicht ohne Erweiterungen aus. Der Herausforderer trifft in dieser Runde seltener, dafür aber sauber und genau. Denn alle Extensions sind auf dem aktuellsten Stand und werden nur veröffentlicht, wenn Sie stabil laufen und eine einfache Bedienung gewährleistet ist. So sind für Confluence unter anderem stabile Erweiterungen für folgende Systeme verfügbar: Kerberos, SQL, LaTeX Math, SalesForce, Jira, HipChat, SAP, zendesk und Google Apps.

Wieder sind die Lösungen, die Confluence bietet, konsistenter und produktiver. Nicht vergessen dürfen wir aber, dass viele Confluence Erweiterungen zahlungspflichtig sind. Diese Runde geht also mehr oder weniger unentschieden aus. Confluence bietet zwar mehr Produktivität, dafür verlangt der schnelle zielsichere Kämpfer an einigen Stellen einen Aufpreis.

Runde 7: Bedienbarkeit

Die Produktivität eines Systems wird maßgeblich von der Akzeptanz bei den Nutzern bestimmt. Denn das Tool muss von der größtmöglichen Menge an Mitarbeitern, also auch den nicht IT-affinen, konsequent und gerne genutzt werden um seinen Nutzen zu entfalten. Fast jeder Mitarbeiter kann in seinem Arbeitsalltag Programme wie Word und Excel bedienen, nehmen wir also diese Usability zur Vergleichsbasis.

Dann bekommt zunächst MediaWiki einen ordentlichen Treffer ab. Denn wir stellen schnell fest, dass die Bedienbarkeit mit zahlreichen Erweiterungen möglich, aber nicht unbedingt benutzerfreundlich ist. Der Open-Source-Gedanke wird hier zum Nachteil. Denn aufgrund der vielen, von unterschiedlichen Menschen entwickelten Erweiterungen, gibt es keinen einheitlichen „Fluss“ in der Bedienung. Auch sind leider einige Extensions in die Jahre gekommen, erhalten keine Updates oder werden nie so richtig fertig gestellt.

Wie schlägt sich hingegen Confluence? Die Software wurde entwickelt um Unternehmen eine Möglichkeit zu geben, kollaboratives Arbeiten zu erleichtern. Der Fokus des Systems lag also von Anfang an darauf, leicht und intuitiv Inhalte zur Verfügung zu stellen und es auch Mitarbeitern ohne IT-Verständnis zu ermöglichen mit diesen zu arbeiten. So lassen sich in Confluence viele Dinge ohne umfangreiche Schulung und Weiterbildung erledigen. Außerdem sind für die Aufgaben, die mit der Erstellung von Inhalten zu tun haben, in der Regel keine Erweiterungen am System nötig. Die Erfahrung mit unseren Kunden zeigt, dass nach kurzer Einarbeitung alle Mitarbeiter in der Lage sind unverzüglich Inhalte zu erstellen

Zusammenfassend ist es bei MediaWiki so, dass  – vor allem in nicht IT-fokussierten Unternehmen – nach Implementierung wohl nur wenige Mitarbeiter das System wirklich aktiv nutzen, da die Akzeptanz aufgrund der geringen Benutzerfreundlichkeit fehlt. Das Hauptziel ist verfehlt, MediaWiki liegt auf den Brettern und wird angezählt…

Der Herausforderer gewinnt diese Runde eindeutig mit zwei starken Treffern mitten in das Ziel eines Wikis.

• Ein Enterprise-Wiki ist nur sinnvoll, wenn es auch genutzt wird
• Die Nutzung muss produktiv, also schnell und leicht sein

Runde 8: Suche

Kommen wir nun zur letzten, der achten Runde. Hier befassen wir uns mit dem entscheidenden Punkt „der Suchfunktion“. Es ist selbstverständlich, dass ein guter Suchalgorithmus die Produktivität eines Wikis erhöht. Denn dies ist eine der Hauptaufgaben eines produktiven Enterprise-Wikis:

Wissen suchen und finden.

Atlassian Confluence bietet hier eine Parameter-basierte Suche an. Diese wird über individualisierbare „Tags“ an jeder Seite gespeist. Der Mitarbeiter füttert also die Suchmaschine zusätzlich. Sehr bequem und nutzerfreundlich ist das Feature, dass schon beim Eintippen mögliche Suchbegriffe angeboten werden.

MediaWiki überzeugt auch hier erstmal wieder mit seinem Schwergewicht. Denn das System kann um eine Google-Suche erweitert werden. Ein mächtiger Partner an der Seite unseres Champions. Doch lassen wir uns von der Erfahrung der beiden Riesen nicht blenden. Denn erst im Praxistest zeigt sich wahre Stärke und hier zeigen sich erneut Probleme. Denn der Einbau der Google Suche in MediaWiki gestaltet sich als alles andere als einfach. Es müssen manuelle Anpassungen am PHP Code vorgenommen werden und viele Zeitstunden investiert werden, bevor die Schwergewichte überhaupt antreten können.

Nach der achten Runde wird uns klar, MediaWiki ist nun eindeutig K.O.. Die kassierten Treffer waren zu deutlich. Auf dem Boden liegend ist MediaWiki nicht mehr in der Lage aufzustehen. Doch fassen wir den Kampf noch einmal zusammen.

Analyse des Kampfes

Warum hat der Champion MediaWiki gegen der Herausforderer Confluence verloren?

Produktivität ist das schlagkräftigste Argument. Denn Unternehmen haben einfach keine Zeit eine Vielzahl an Extensions zu testen um zu sehen welche letzten Endes die Anforderungen erfüllt. Sie haben keine Zeit komplexe Suchalgorithmen zu installieren. Sie können nicht von ihren Mitarbeitern erwarten erst stundenlang mit komplexen Editoren herum zu probieren. Die Unternehmen müssen sich darauf verlassen können, dass die Systeme funktionieren. Einmal aufgestellt, muss das System laufen.

MediaWiki war ein nicht so wendiger und eher schwer-fälliger Gegner. Denn die Software ist viel eher für den Web-Bereich gedacht – für die riesige Online-Enzyklopädie Wikipedia – für Millionen von Daten und Open-Source-Projekte. Confluence hingegen zielt genau auf Unternehmen und trifft von daher viel öfter ins Schwarze, als es MediaWiki je könnte. Deutlich wird dies vor allem wenn wir uns die Kundenliste von Confluence noch einmal ansehen: Airbus, die United Nations, das CERN, facebook, die BBC, Microsoft, Adobe, skype und LinkenIn. Einige dieser Einrichtungen und Unternehmen sind technologisch oder wirtschaftlich führend in ihren Bereichen und werden sich mit nichts weniger als dem Besten zufrieden geben.

Aus sportlicher Sicht könnte man sagen, dass MediaWiki wie ein Titan ist – der große, starke Champion. Confluence hingegen bringt weniger auf die Waage, hat aber letzten Endes die bessere Technik, welche für den heutigen Kampf entscheiden war

Fazit: Welches ist denn nun das Wiki für mein Unternehmen?

Wer ein kostenloses Wiki braucht um dort Informationen zu sammeln, wer bereit ist viel zu probieren, wer gerne auch mal etwas wartet bis neues Patches kommen oder wer sogar mal selbst Hand anlegen möchte, der wird mit MediaWiki immer richtig liegen. Wer ein verlässliches Enterprise-Wiki braucht, welches einfach zu bedienen ist und dabei eine Vielzahl von sehr nützlichen und vor allem praktischen Features bietet, sollte mit Confluence an seiner Seite in den Ring des Berufsalltages steigen. Als Atlassian Experts beraten wir Sie gern bei der Einführung von Confluence, JIRA oder HipChat.

Ich hoffe diese Ausführungen sind für Sie hilfreich, so wie unterhaltsam. Über Feedback, Fragen oder auch andere Meinungen würde ich mich sehr freuen.

Vielen Dank und Good Fight, Good Night!