Unser Desksharing-Modell: Auch in Zukunft flexibler arbeiten
Aufgrund der Corona-Situation ist an Business as usual weiterhin nicht zu denken. Auch im Winter 2020 bleibt alles anders: Der Weihnachtsmarkt fällt aus und unsere Weihnachtsfeier wird in diesem Jahr digital stattfinden. Seit dem Frühjahr haben wir uns bei basecom aber ganz gut in der Lage eingerichtet: Die Zusammenarbeit aus dem Homeoffice funktioniert sehr gut und mit Hilfe unseres Desksharing Tools 1.50 Office ist ein flexibles Hybridmodell zwischen Homeoffice und Shared Desk im Büro seit dem August unser New Normal.
Um in diesem flexiblen Arbeitsmodell, auch unabhängig von Corona, dauerhaft produktiv und möglichst konfliktfrei arbeiten zu können, haben wir in einem DACI-Projekt Maßnahmen und Regeln entwickelt, die unser Desksharing-Modell auf eine solide Basis stellen. Die Ergebnisse der Arbeitsgruppe wurden jetzt vorgestellt.
Die schnelle Einführung unseres Desksharing Tools hat uns im Zusammenhang mit den Corona-Restriktionen sehr geholfen, unsere Bürofläche weiter effizient und sicher zu nutzen. Unsere Entscheidung für ein Shared-Desk-Modell hat ihren Ursprung aber eigentlich nicht in der Krise, sondern im Gegenteil in unserem Erfolg der letzten Jahre: basecom wächst. Und wir sind stolz darauf, im letzten Monat die Marke von 100 Mitarbeiter*innen geknackt zu haben. Diese positive Entwicklung stellt uns aber gleichzeitig vor die Herausforderung, bei wachsender Mitarbeiterzahl mit dem zur Verfügung stehenden Flächenangebot auszukommen. Da wir keine Möglichkeit haben, an unserem aktuellen Standort weitere Flächen zu mieten und uns nicht auf verschiedene Standorte in Osnabrück aufteilen möchten, ist ein hybrider Ansatz immer mehr in den Fokus gerückt, der auf Desksharing in den gegebenen Büroflächen und eine Ausweitung der Arbeit im Homeoffice setzt. Durch dieses neue Arbeitsmodell können wir mehr Flexibilität für unsere Kolleg*innen erreichen und die Belegung unserer Büroarbeitsplätze so organisieren, dass wir mindestens bis zum Umzug in unser neues Quartier – den Grow Digital Campus im WissenschaftsPark Osnabrück – mit dem Platz auskommen der und momentan zur Verfügung steht.
Shared Desk im basecom-Style
Bei der Entwicklung unseres Desksharing-Modells war es uns besonders wichtig, die Bedürfnisse unserer Mitarbeiter*innen so gut wie möglich zu berücksichtigen und in die Umsetzung einzubeziehen. Das Projektteam hat sich deshalb bei seiner Arbeit auf Experteninterviews, vor allem aber auf Umfragen unter den Kolleg*innen, gestützt.
Eine erste Erkenntnis aus diesen Umfragen ist, dass unsere Kolleg*innen den Großteil der Arbeitszeit im Büro verbringen möchten, aber nicht ausschließlich im Büro arbeiten möchten. Bei einer freien Homeoffice-Regelung würden so im Schnitt nur 0,56 Büroarbeitsplätze pro Mitarbeiter*in in Anspruch genommen werden. Durch die nicht besetzten 0,44 Plätze pro Mitarbeiter*innen hätten wir also einen gewissen Spielraum.
Die wichtigsten Learnings aus den Befragungen waren darüber hinaus, dass zum einen der Gedanke keinen festen Schreibtisch mehr zu haben, bei vielen auf Befremden stößt und die tägliche Platzsuche auf jeden Fall vermieden werden sollte. Zum anderen wird eine einheitliche und gute Arbeitsplatzausstattung von den meisten als Grundvoraussetzung angesehen. Außerdem besteht das Bedürfnis am Arbeitsplatz nicht durch Kollegen mit einer anderen Arbeitsweise (ruhiges konzentriertes Arbeiten vs. kommunikative Tätigkeiten) abgelenkt zu werden und möglichst in der Nähe der direkten Kolleg*innen zu sein.
Grundlegende Maßnahmen sind deshalb die Einführung einer Clean Desk Policy und die weitere Nutzung von 1.50 Office für die Buchung von Arbeitsplätzen. Hinzu kommt, dass alle Arbeitsplätze einheitlich mit einem UltraWideScreen-Bildschirm inkl. USB-Hub und Ladefunktion, einer Bildschirmlampe, einem MacBook Ständer, einem USB-Netzteil sowie einem Fußhocker ausgestattet werden. An allen Arbeitsplätzen wird guter WLAN-Empfang gewährleistet.
Für die individuelle Ausstattung – wie MacBook, Tastatur, Maus, Headset – und weitere persönliche Gegenstände wird allen Mitarbeiter*innen zukünftig eine Aufbewahrungsbox zur Verfügung gestellt.
Weitere wichtige Maßnahmen sind die Einteilung der Bürofläche in verschiedene Arbeitszonen und die Einführung eines Buddy-Prinzips für die Belegung bestimmter Bereiche. So soll einerseits Sichergestellt werden, dass Kolleg*innen mit verschiedenen Arbeitsweisen sich nicht gegenseitig stören, andererseits soll das Buddy-System dafür sorgen, dass verschiedene Teams oder Gruppen bestimmte Bereiche oder Schreibtischgruppen abwechselnd nutzen, sodass man auch unter den Bedingungen des Desksharing einen ‘eigenen’ Arbeitsplatz hat.
Ein ganz entscheidender Aspekt des Desksharing im basecom-Style ist, dass wir diese Umstellung gemeinsam gestalten und umsetzen möchten. Der Prozess wird deshalb durch permanentes Feedback begleitet, sodass unser Modell laufend weiterentwickelt und verbessert werden kann.
Neue Features in 1.50 Office
Ein wichtiger Baustein für die Umsetzung unseres Shared-Desk-Modells ist unsere Online-Buchungsplattform 1.50 Office. Seit dem Release im August wurde das Buchungstool auf der Grundlage des Feedbacks zahlreicher Nutzer stetig weiterentwickelt. Dadurch konnte der Nutzen von 1.50 Office für uns und die mehr als 200 Unternehmen, die unser Bürobuchungs-Tool verwenden, weiter erhöht werden. Zu den wichtigsten neuen Features zählen die Kalenderintegration, der Buchungsassistent für Serientermine und die Bearbeitung von Serienterminen.
Geplant sind unter anderem die KI-unterstütze Empfehlung zur Bildung von Gruppen, eine Suchfunktion, um Kolleg*innen aus dem Team oder Projekten zu finden und eine Funktion zur Erhebung von Statistiken über die Auslastung einzelner Zonen.
1.50 Office wird so immer mehr zu einem runden Produkt, das trotz seiner Einfachheit viele nützliche Funktionen bietet, um Büroarbeitsplätze flexibel und bequem online zu verwalten. Auch die Website 1-50-office.de wurde überarbeitet. In Zukunft werden wir hier auch in einer News-Rubrik über neue Features des Tool informieren.
Zum ersten und zweiten Teil der Blogserie geht’s hier:
