Digitalisierung der Auftragsdisposition durch ein Partnerportal

Die Brüning Group versorgt Heizkraftwerke mit energieliefernden Rohstoffen und liefert Schüttgüter.
Um die Auftragsabwicklung durch Speditionen effizienter zu gestalten, sollten Kommunikation und Abwicklung digitalisiert werden. Dazu sollten zunächst ein Partnerportal für Lieferant*innen und Abnehmer*innen und eine digitale Sendungsverfolgung umgesetzt werden. In einem zweiten Projektabschnitt sollte eine EUDR-Compliance-Lösung implementiert werden.

Die Auftragsabwicklung der einzelnen Spediteure erfolgt aktuell fast vollständig per Hand, was mit hohem Aufwand und Ineffizienz verbunden ist. Besonders die Kommunikation stellt eine zentrale Hürde dar, da Abstimmungen zwischen Partnern derzeit noch über E-Mail und Telefon laufen, was nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig ist. Zudem verzögert sich die Nachbereitung von Lieferungen oft um mehrere Wochen. Durch die Entwicklung eines Partnerportals sollen diese manuellen Prozesse schrittweise digitalisiert werden.

Ausgangssituation 2022

Im Jahr 2022 erfolgte die Auftragsabwicklung noch weitgehend manuell:

• 99,9 % aller Auftragsinformationen wurden manuell bearbeitet oder versendet.
• Hohe Kommunikationslast: Die Abstimmung vor der Lieferung erfolgte über E-Mail und Telefon – mit hohem Arbeitsaufwand und Fehleranfälligkeit in allen Prozessschritten.
• Verzögerte Nachbereitung: Die Bearbeitung nach der Lieferung dauerte bislang zwischen 1 und 4 Wochen.

Strategische Ziele

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, setzt das Partnerportal auf eine schrittweise Digitalisierung und Automatisierung der Prozesse:

• Partnerintegration sicherstellen: Speditionen und Kund*innen müssen schrittweise in das neue System eingearbeitet werden.
• Interaktivität steigern: Das Partnerportal soll in mehreren Stufen weiterentwickelt werden, um Partner aktiv in digitale Prozesse einzubinden.
• Ein digitales Ökosystem schaffen: Die Software muss als zentrale Schnittstelle funktionieren, um Transparenz zu schaffen und den Verwaltungsaufwand zu minimieren.

Durch diese Maßnahmen soll das Partnerportal zu einem zentralen digitalen Hub werden, das die Zusammenarbeit optimiert, Abläufe beschleunigt und manuelle Prozesse weitestgehend ersetzt.

Digitale Sendungsverfolgung

Die Sendungsverfolgung bietet eine effiziente Lösung zur digitalen Dokumentenübermittlung, indem sie den Upload von Lade- und Lieferpapieren sowie Wiegenoten direkt per Smartphone ermöglicht. Dabei ist keine zusätzliche App erforderlich – die gesamte Anwendung läuft bequem im Browser. Der Prozess ist denkbar einfach: Nach Abschluss der Abholung oder Lieferung scannen die Spediteur*innen einen QR-Code an der jeweiligen Lade- bzw. Entladestelle. Anschließend können sie die relevanten Dokumente direkt in der Anwendung abfotografieren und hochladen. Diese innovative Lösung sorgt für eine nahtlose, schnelle und sichere Übermittlung aller wichtigen Unterlagen.

Partnerportal

Das Partnerportal dient als zentrale Schnittstelle zu Speditions- und Logistikpartnern. Ziel ist es, interne Arbeitsabläufe transparenter zu gestalten, diese für Partner zu öffnen und sie aktiv in Prozesse einzubinden. Durch eine engere Zusammenarbeit und digitale Prozesse soll die Effizienz gesteigert und der Verwaltungsaufwand reduziert werden.

Das Partnerportal für Spediteur*innen wurde nach dem MACH-Ansatz (Microservices, API-first, Cloud-native, Headless) entwickelt und bietet eine leistungsstarke, flexible und zukunftssichere Lösung für die digitale Auftragsverwaltung. Über das intuitive Dashboard erhalten die Nutzer*innen eine wöchentliche Übersicht aller laufenden und abgeschlossenen Aufträge, sodass jederzeit volle Transparenz gewährleistet ist. Neben der Gesamtübersicht ermöglicht das Portal eine detaillierte Einsicht in einzelne Aufträge, wodurch alle relevanten Informationen schnell und einfach abrufbar sind. Ein weiteres zentrales Feature ist die nahtlose Übermittlung von Dokumenten direkt zu den jeweiligen Aufträgen. Dank der MACH-Architektur ist das System besonders anpassungsfähig und skalierbar, sodass wir derzeit einfach und schnell neue Features hinzufügen und alte anpassen können.

Digitale EUDR-Compliance-Lösung

Die European Union Deforestation Regulation (EUDR) verpflichtet ab Dezember 2026 Unternehmen, die in der Europäischen Union Produkte oder Rohstoffe aus Holz auf den Markt bringen, zur Prüfung und Dokumentation sowie zur Abgabe einer Sorgfaltserklärung über entwaldungsfreie Lieferketten. Betroffen von der Verordnung sind außerdem Vieh, Palmöl, Kaffee, Kakao, Soja und Kautschuk sowie entsprechende Folgeprodukte. Um den Anforderungen der EUDR gerecht zu werden, haben wir gemeinsam mit Brüning eine digitale Compliance-Lösung entwickelt und in das Partnerportal integriert. 

Die neue digitale Lösung deckt den gesamten Lebenszyklus einer Sorgfaltspflichtprüfung entsprechend der EUDR ab:

• Geführter Anlage-Workflow:
  Ein Multi-Step-Formular leitet Nutzer*innen intuitiv durch die komplexe Datenerfassung, sodass keine Pflichtangaben vergessen werden.
  
  

• Geodaten-Management:
  Nutzer*innen können Polygone auf einer digitalen Karte hinterlegen. Dies ist der Kern der EUDR, da die exakte Geolokalisierung der Erzeugungsfläche auf Basis von Längen- und Breitengraden zwingend erforderlich ist.
  
  

• Baumarten-Spezifizierung:
  Die Auswahl spezifischer Baumarten stellt sicher, dass die botanischen Anforderungen der Verordnung erfüllt sind.
  
  

• Dokumenten-Upload:
  Ermöglicht das Hochladen von Nachweisen, Zertifikaten oder behördlichen Zustimmungen direkt zur jeweiligen Maßnahme.
  
  

• Flexibles Referenz-System:
  Ohne Referenz: Ideal für die Ersterfassung, um alle Daten sauber vorzubereiten.
  Mit bestehender Referenz: Bereits vorhandene EU-Referenznummern übernehmen und weiterreichen.
  
  

• Interaktive Verknüpfung:
  Das Highlight ist die Verknüpfung von Maßnahmen mit Aufträgen. Damit wird die Produktkette geschlossen – vom Waldstück bis zum konkreten Kundenauftrag.
  
  

• Dashboard-Übersicht:
  Eine zentrale Verwaltung aller erstellten Maßnahmen sorgt für Transparenz und Revisionssicherheit.

Durch diese digitale Lösung ist Brüning bestens auf die Einführung der EUDR vorbereitet und gewinnt Rechtssicherheit und Audit-Readiness in Hinblick auf die strengen EU-Regulierungen und etwaige Prüfungen durch Behörden.
Darüber hinaus kann das Unternehmen die neue Lösung flexibel auf andere Nachweisdokumentationen anwenden. Gleichzeitig ist der neue digitale Ablauf deutlich effizienter, sowohl für Brüning als auch für Partnerunternehmen.

Das Projekt mit Brüning wird von einer hervorragenden und partnerschaftlichen Zusammenarbeit geprägt. Die entwickelten technischen Lösungen, die, basierend auf dem MACH-Ansatz, miteinander verknüpft und agil umgesetzt wurden, machen dieses Projekt zu einem Vorbild für die digitale Transformation im B2B- und Logistikbereich. Das Ergebnis ist aus unserer Sicht sehr überzeugend.
Wir freuen uns darauf, auch in Zukunft mit Brüning zusammenzuarbeiten und das Projekt weiter zu begleiten.

Die Brüning Group ist als deutschlandweiter Marktführer auf den Handel mit energieliefernden Schüttgütern spezialisiert. Durch sein dichtes, weitreichendes Netzwerk ist das Unternehmen in der Lage, sowohl national als auch international schnell und effizient auf Marktveränderungen zu reagieren, und bietet seinen Kund*innen und Geschäftspartner*innen einen zuverlässigen Ver- und Entsorgungsservice sowie Logistik aus eigener Hand.