Digital Insights: orderbase.ai – Bestellungen automatisch erfassen

Viele B2B-Unternehmen haben in den letzten Jahren kräftig in ihre Digitalisierung investiert. Ein Onlineshop ist da, ein Kundenportal ebenfalls, vielleicht sogar ein Produktkonfigurator. Trotzdem landen täglich Bestellungen per Fax, E-Mail, WhatsApp oder als Foto vom Lieferschein im Postfach. Jemand muss sie lesen, die Artikel im ERP-System zuordnen und den Auftrag manuell anlegen. Der Shop ist also nicht das Problem. Der Engpass ist die Bestellannahme.

Genau an diesem Punkt setzt orderbase.ai an, das KI-Tool von basecom zur automatisierten Auftragserfassung. Wie das in der Praxis aussieht, zeigen zwei Beispiele, die basecom kürzlich in Masterclasses vorgestellt hat: Vierlande, ein Lebensmittelgroßhändler, und ELKA, ein Hersteller von Schrankensystemen. Beide zeigen, wie unterschiedlich die Ausgangslage sein kann und wie ähnlich am Ende die Lösung funktioniert.

Die Lösung: KI erfasst Informationen und bereitet sie auf

Eine Bestellung kommt rein, egal ob per Fax, E-Mail, WhatsApp oder als Foto. orderbase.ai liest das Dokument aus und erkennt, was der Kunde eigentlich bestellen möchte, unabhängig davon, ob der Text sauber formatiert ist oder als handschriftliche Notiz vorliegt. Die erkannten Positionen werden anschließend gegen den Produktkatalog und die Stammdaten im ERP- oder PIM-System geprüft. Ist die Artikelnummer gültig? Gibt es die Kundin oder den Kunden im System? Passt die Menge? Dabei kommt keine zusätzliche Middleware zum Einsatz: orderbase.ai ist direkt an die vorhandenen Systeme angebunden und schreibt die abgeglichenen Daten unmittelbar dorthin zurück.

Für jedes einzelne Feld berechnet das Tool einen Confidence Score, also eine Einschätzung, wie sicher die KI sich bei ihrer Erkennung ist. Ist der Score hoch genug, wird der Auftrag automatisch angelegt, ganz ohne manuellen Zwischenschritt. Bei einem mittleren Score bekommt ein Vertriebsmitarbeitender die Bestellung zur Prüfung vorgelegt. Bei einem niedrigen Score greift ausschließlich ein Mensch ein. Diese Transparenz sorgt dafür, dass niemand der KI blind vertrauen muss. Jeder Auftrag lässt sich nachvollziehen und wird zusätzlich gespeichert und geloggt, sodass das System aus Korrekturen kontinuierlich lernt.

Vierlande: Weniger manuelle Erfassung, mehr Zeit für den Vertrieb

Vierlande beliefert Restaurants und Imbissbetriebe mit Lebensmitteln. Der klassische Bestellweg lief lange über Fax, WhatsApp oder Anruf. Gemeinsam mit basecom baute Vierlande 2022 zunächst einen Onlineshop auf Basis von Shopware 6, mit B2B-Funktionen wie Vertreter-Zugang, Bestelllisten und kundenspezifischen Sortimenten je Niederlassung.

Der Shop lief, wurde aber nicht so genutzt wie erhofft. Der Grund: Nicht alle Kund*innen bestellten über die neue Plattform, viele blieben bei Fax und WhatsApp. Also entwickelte basecom orderbase.ai zur automatisierten Erfassung genau dieser Bestellungen. Das Ergebnis: Vertriebsmitarbeitende müssen Aufträge nicht mehr händisch ins ERP-System übertragen und können sich stattdessen auf den eigentlichen Verkauf konzentrieren. Kund*innen sehen ihren Auftragsstatus jederzeit im Shop, die Fehlerquote sinkt spürbar. Vierlande befindet sich aktuell in der Pilotphase und rollt das Tool schrittweise an weitere Vertriebsteams aus.

ELKA: 72 Prozent der Bestellungen ganz ohne Nachprüfung

ELKA stellt Schrankensysteme, Tor- und Schrankenantriebe sowie Verkehrspoller her. Über 100.000 Anlagen sind weltweit im Einsatz. Hier stand am Anfang ein Kundenportal mit Konfigurator, der komplexe, kundenindividuelle Produkte technisch korrekt zusammenstellt und Aufträge direkt in die Produktion gibt. Der Effekt: 2 Millionen Euro Umsatz im ersten Jahr über das neue Portal, fast ausschließlich mit Bestandskund*innen, und eine Reduktion der manuellen Vertriebsarbeit um rund 10 Prozent.

Trotzdem verbrachten 60 Prozent des Vertriebsteams weiterhin einen Großteil ihrer Zeit mit der manuellen Erfassung von Bestellungen. Der Grund: Individuell konfigurierte OEM-Produkte, Abrufaufträge und Bestellungen aus den ERP-Systemen der Kund*innen lassen sich nicht einfach in einen Webshop packen, sie kommen weiterhin per E-Mail. Bevor basecom hier ansetzte, wurde geprüft, ob sich der Prozess überhaupt für KI eignet: Gibt es eine belastbare Datenstruktur? Folgt der Ablauf klaren Regeln? Wiederholt er sich häufig genug? Bei ELKA war die Antwort auf alle drei Fragen ja, da Artikeldaten, Kundenstammdaten und die technische Prüflogik aus dem Konfigurator bereits digital vorlagen.

Auch hier ist die Lösung orderbase.ai. Eingehende E-Mails werden automatisch in ein Ticket überführt, die relevanten Daten extrahiert und mit dem ERP-System abgeglichen. Die Anbindung läuft ohne Middleware: orderbase.ai verbindet sich wahlweise mit dem ERP-System, dem PIM-System oder mehreren Systemen gleichzeitig und übergibt die geprüften Daten direkt an die jeweilige Schnittstelle. Ein Ampelsystem entscheidet über das weitere Vorgehen: Bei einem Score über 80 Prozent wird der Auftrag ohne menschliches Zutun als Entwurf im ERP-System angelegt. Zwischen 50 und 80 Prozent prüft der Vertrieb die Zuordnung. Unter 50 Prozent übernimmt ein Mensch. In einem Test mit 100 realen Bestellungen erreichte das System eine Erfolgsquote von 72 Prozent vollautomatisch bearbeiteter Aufträge, ganz ohne Nachprüfung.

Unterschiedliche Anwendungen, ähnliche Voraussetzungen

Trotz unterschiedlicher Branchen und Produkte lassen sich aus den Projekten mit Vierlande und ELKA dieselben Prinzipien ableiten.

Erstens: Datenqualität ist die Voraussetzung, nicht die Kür. Ohne saubere Stammdaten, korrekt gepflegte Sortimente und eindeutige Artikelbezeichnungen liefert auch die beste KI keine verlässlichen Ergebnisse.

Zweitens: Erst der Prozess, dann die KI. Beide Unternehmen hatten bereits einen digitalen Bestellprozess, bevor sie ihn automatisiert haben. orderbase.ai ersetzt keinen fehlenden Shop, es entlastet einen bestehenden Prozess an seiner schwächsten Stelle.

Drittens: Der Mensch bleibt Teil der Schleife, zumindest anfangs. Der Confidence Score sorgt dafür, dass unsichere Fälle an Vertriebsmitarbeitende gehen, statt automatisch durchzulaufen. Das schafft Vertrauen und verhindert, dass fehlerhafte Daten unbemerkt ins ERP-System gelangen.

Viertens: Change Management entscheidet über den Erfolg. Beide Unternehmen haben ihre Vertriebsteams von Anfang an einbezogen, Feedback eingeholt und das Tool schrittweise ausgerollt, statt es von oben zu verordnen.

Fazit

Nicht jeder Prozess lässt sich mit KI automatisieren, aber ein Ablauf, der auf klaren Regeln beruht, sich täglich wiederholt und auf einer soliden Datenbasis aufsetzt, eignet sich in der Regel sehr gut dafür. Vierlande und ELKA zeigen, dass orderbase.ai genau dort ansetzt, wo Onlineshops und Kundenportale an ihre Grenzen stoßen: bei Bestellungen, die weiterhin per Fax, E-Mail oder WhatsApp hereinkommen, und das ohne den Umweg über eine zusätzliche Middleware.

Wir freuen uns, Sie kennenzulernen.