Digitalisierungsprojekt mit
Fresh Food Services

Die FFS Fresh Food Services GmbH & Co. KG aus Bochum ist ein spezialisierter Lebensmittelgroßhandel für den Außer-Haus-Markt. Das Unternehmen ist Partner für Bäckereien, Hotellerie und Gastronomie, Gemeinschaftsverpflegung und Care, Convenience Shops und Verkehrsgastronomie, Metzgereien, Imbissbetriebe und Catering. Mit einem breiten Sortiment von Frische-, Tiefkühl- oder Trockenprodukten bis zu eigens kreierten Snack-Konzepten. Mit acht Eigenmarken und einer eigenen Logistik sichert FFS eine umfassende Versorgung für Betriebe und Großküchen.
basecom wurde beauftragt, eine veraltete Systemlandschaft abzulösen und den Grundstein für eine moderne digitale Produktwelt zu legen. Das Hauptziel bestand darin, das bestehende Magento 1-System durch eine zukunftssichere Lösung zu ersetzen. In einem ersten Schritt (MVP) sollte ein digitales „Schaufenster“ auf Basis von Pimcore entstehen. Dieses dient der strukturierten Produktpräsentation für Kund*innen, ohne zunächst eine direkte Bestellfunktion zu integrieren. basecom begleitet FFS dabei strategisch, um die Basis für einen späteren B2B-Onlineshop und die Konsolidierung digitaler und analoger Veröffentlichungs-Kanäle zu schaffen.

Die IT-Landschaft von FFS war durch historisch gewachsene, fragmentierte Strukturen geprägt. Dabei wurde ein Magento 1-System als rudimentäres Produktdatenmanagement-System verwendet, während die primären Daten in einem betagten AS400 ERP-System gepflegt wurden. Diese Konstellation führte zu ineffizienten Prozessen und einer unzureichenden Datenqualität. 
Ein besonderer Schwerpunkt lag zudem auf der außergewöhnlich intensiven Consulting-Phase.

Über ein halbes Jahr lang wurden Anforderungen in Scoping-Workshops analysiert und verschiedene System-Architekturen gegenübergestellt. Es galt, eine Lösung zu finden, die trotz der heterogenen Kundenstruktur und der komplexen Preislogiken einen messbaren Mehrwert bietet. Da FFS im reinen B2B-Umfeld agiert, mussten zudem Sicherheitsaspekte und die Nutzbarkeit der Daten für verschiedene Ausleitungskanäle wie Print-Kataloge und Messen berücksichtigt werden.

Strategisches Consulting und Systemwahl

Der Projektphase ging eine umfassende Beratungsphase voraus. basecom führte detaillierte Scoping-Workshops für E-Commerce und PIM durch, analysierte die bestehende Architektur und konzipierte eine zukunftssichere Soll-Struktur. Durch eine systemagnostische Auswahlstudie mit SWOT-Analysen und Bewertungsmatrizen wurde Pimcore Enterprise PaaS als die ideale technologische Basis identifiziert. Ein wesentlicher Teil des Consultings war das Product Owner Enablement, um die agilen Prozesse nach Scrum-Methodik nachhaltig bei FFS zu verankern. Diese methodische Begleitung sicherte die zielgerichtete Umsetzung des Projekts trotz komplexer Anforderungen und Scope-Anpassungen.

Zentrale Datenverwaltung und Data Quality

Als zentrales PIM/DAM-System wurde Pimcore Enterprise implementiert. Ein wichtiger Aspekt der Lösung ist die Nutzung der Data Quality Features von Pimcore. Diese stellen sicher, dass Produktbeschreibungen vollständig sind und genaue Qualitätskriterien erfüllen, bevor sie im Frontend ausgespielt werden. Durch die Konsolidierung der Daten aus dem AS400-System in Pimcore wurde eine Single Source of Truth geschaffen. Diese saubere Datenbasis ermöglicht es FFS, Produktdaten nicht nur für das digitale Schaufenster, sondern auch für automatisierte PDF-Kataloge und Exporte für InDesign (Multi-Channel-Publishing) effizient zu nutzen.

Prozessautomatisierung für den Vertrieb

Ein signifikanter Mehrwert entstand durch die Entwicklung eines spezialisierten Vertriebs-Tools. Dazu wurde ein Feature integriert, mit dem Vertriebsmitarbeiter*innen individuelle Angebots-PDFs direkt aus dem System generieren können. Durch den Upload einfacher CSV-Dateien mit Artikelnummern und kundenindividuellen Preisen lassen sich innerhalb kürzester Zeit ansprechende Dokumente erstellen. Dieser Schritt digitalisiert einen ehemals rein manuellen Prozess und führt zu einer erheblichen Zeitersparnis im Vertrieb. Das Schaufenster selbst wurde als Headless-Frontend mit Next.js umgesetzt und bietet eine optimierte Suche durch integrierte Synonym-Logiken.

Skalierbare Infrastruktur durch Pimcore PaaS

FFS setzt Pimcore Enterprise in der PaaS Edition ein. Das Hosting erfolgt dabei als Platform-as-a-Service-Lösung von Pimcore. Dieser Ansatz kombiniert die Vorteile der Enterprise-Lizenz mit einer hochgradig skalierbaren und sicheren Cloud-Infrastruktur. Für FFS entfallen dadurch zusätzliche Aufwände im Servermanagement, während automatisierte Updates und höchste Sicherheitsstandards direkt im Service enthalten sind. Diese moderne Infrastruktur bildet das stabile Fundament für den geplanten weiteren Ausbau der Plattform zum vollumfänglichen B2B-Shop. Pimcore PaaS nutzt die Cloud-Infrastruktur von upsun.

Das Projekt mit FFS Fresh Food Services demonstriert, wie durch eine fundierte Consulting-Phase und moderne Cloud-Technologien veraltete Systemstrukturen erfolgreich abgelöst werden. Durch das digitale Schaufenster wurde ein effizientes Werkzeug für den Vertrieb und die Kundenkommunikation geschaffen. Die Einführung von Pimcore als zentrale Dateninstanz hat die Datenqualität spürbar erhöht und manuelle Prozesse automatisiert. Gemeinsam mit dem Team von FFS haben wir eine Plattform geschaffen, die das Unternehmen nachhaltig für zukünftiges digitales Wachstum rüstet.

Die FFS Fresh Food Services GmbH & Co. KG mit Hauptsitz in Bochum ist ein national tätiger Fachgroßhändler für den Außer-Haus-Markt. Das Unternehmen beschäftigt über 200 Mitarbeiter*innen an sieben Standorten und beliefert Kund*innen aus der Gastronomie, Hotellerie und Gemeinschaftsverpflegung. Neben dem Handel mit Markenprodukten führt FFS sieben Eigenmarken und bietet spezialisierte Beratungslösungen für individuelle Verpflegungskonzepte an.