B2B-Onlineshop mit KI-gestützter Bestellverarbeitung

Vierlande liefert als marktführendes Großhandelsunternehmen Lebensmittel von höchster Qualität an Gastronomiebetriebe und professionelle Küchen in ganz Deutschland. Gemeinsam mit dem Team von Vierlande haben wir den Relaunch der Website und die Entwicklung eines neuen B2B-Onlineshops auf Basis von Shopware 6 Beyond umgesetzt. Nach ersten Workshops Anfang 2022 haben wir das agile Projekt im Herbst 2022 gestartet.

Dabei sollte zunächst ein schneller, schlanker und responsiver Shop als MVP entwickelt werden, um den bestehenden Shop abzulösen. Zusätzlich musste ein ERP-System angebunden werden. Mittel- bis langfristig hat Vierlande das Ziel, seine Kund*innen verstärkt aus dem Offline-Vertrieb in den Online-Kanal zu migrieren und so den Service für die Kund*innen incl. Reporting in der Auftragsannahme nochmal deutlich zu verbessern. Geplant ist außerdem die Anbindung von bis zu 10 weiteren Storefronten für weitere Gesellschaften an den Onlineshop.

Die Herausforderung bei diesem Projekt bestand vor allem darin, den Shop in relativ kurzer Zeit als MVP umzusetzen. Dabei musste die umfangreiche Katalog- und Sortimentstruktur berücksichtigt werden und es sollte eine Möglichkeit geschaffen werden, kundenindividuelle Sortimente und Preise abzubilden.

Shopware 6 Beyond Edition

Sowohl der Relaunch der Website als auch der B2B-Onlineshop wurden mit dem E-Commerce-System Shopware 6 Beyond umgesetzt. Alle Shop-Funktionalitäten und die Sortimente sind erst nach dem Login für die Kund*innen sichtbar. Ziel war es, den Kund*innen mit so wenig Klicks wie möglich durch den Kaufprozess bis zum Bestellabschluss zu navigieren. Dafür wurden insbesondere folgende Standardfunktionalitäten der B2B Suite genutzt, teilweise angepasst oder selbst entwickelt.

• Um der Webseite einen eigenen Charakter zu verleihen, haben wir verschiedenste CMS Elemente individuell designt und entwickelt.
  
  
• Außendienstfunktionalität (SW-Standard)
  • Mitarbeiter*innen im Außendienst können auf die Accounts ihrer Kund*innen zugreifen und so schnell und einfach Support bieten und bei Bestellungen unterstützen.
    
    
• Bestelllisten bzw. gespeicherte Warenkörbe (SW-Standard):
  • Mit diesem Feature der Shopware B2B Suite können Kund*innen Warenkörbe speichern, um Bestellungen bequemer und schneller zu wiederholen.
    
    
• Umbau des Shopware-Standard-Listings
  • Im Listing entscheiden wir zwischen dem generellen Sortiment und den Artikeln, die in den letzten X Monaten gekauft wurden.
  • Die kundenindividuellen Sortimente werden bei Login aus dem ERP-System abgerufen.
  • Kund*innen können so ganz einfach direkt im Listing die gewünschten Artikelmengen eingeben und wie über eine Art „digitalen Bestellschein“ die Produkte in den Warenkorb legen und bestellen.

orderbase.ai: KI-gestützte Automatisierung der Bestellerfassung

Auch nach dem Go-live des Onlineshops gehen bei Vierlande weiterhin Bestellungen per Fax, E-Mail und WhatsApp ein. Diese Kanäle sind fehleranfällig, erzeugen doppelte Erfassungsaufwände und liefern weder Kund*innen noch Vertrieb einen nachvollziehbaren Auftragsstatus. Mit orderbase.ai, unserer Standardsoftware für die automatisierte Auftragserfassung, lösen wir dieses Problem, ohne eine zweite Bestellstrecke neben dem Shop aufzubauen.

Eingehende Bestellungen werden per KI erfasst und ausgewertet. Im Unterschied zur klassischen OCR-Erkennung erfasst das System nicht nur Zeichen, sondern den Bestellintent und extrahiert die relevanten Produktdaten. orderbase.ai validiert jede Position anschließend gegen den Produktkatalog und die ERP-Stammdaten. Für jedes erkannte Feld wird ein Confidence Score berechnet: Bei hoher Erkennungssicherheit wird die Bestellung automatisch übernommen, bei geringer Sicherheit erfolgt eine manuelle Freigabe durch den Vertrieb, bevor der Auftrag weiterverarbeitet wird. Freigegebene Bestellungen werden automatisch in Shopware und im ERP-System angelegt. Kund*innen sehen ihren Auftrag anschließend mit vollständigem Status im Onlineshop. Korrekturen aus der manuellen Prüfung fließen in eine Lernschleife zurück und verbessern die Erkennungsgenauigkeit von orderbase.ai kontinuierlich. orderbase.ai befindet sich aktuell in der Pilotphase mit ausgewählten Vertriebsmitarbeitenden und ersten Kund*innen.

Der Rollout wird durch gezieltes Change Management begleitet: Vertreter*innen aus Innen- und Außendienst sind von Beginn an eingebunden und geschult. Erste Rückmeldungen aus dem Piloten zeigen weniger Bestellabbrüche und eine höhere Transparenz für Kund*innen. Die Skalierung auf weitere Standorte und Kund*innen ist der nächste Schritt.

UX & UI

UX-Leistungen

• Workshop zur Identifikation der Zielgruppen
• Konzeption und Wireframing des gesamten Kaufprozesses
• Mobile-Entwürfe intuitiver/reduzierter designt, um den Bestellvorgang schneller abzuschließen
• Aufbau kompakter und Inhalt schnell ersichtlich. Verbesserung der Nutzerführung durch vereinfachte Bedienungen → Tabellendarstellung und interaktive Elemente überall konsistent
• Kleine Icons der Kategorien oder bei den Icon-Textlinks unterstützen die Nutzernavigation
• spezielles Augenmerk auf die Tabletscreens für die Mitarbeitenden im Außendienst

UI-Leistungen

• Erstellung der Layouts auf der Grundlage der Vorgaben des CIs
• CI-Farbe Grün für interaktive Elemente für ein „frisches“ Auftreten
• Mehr Weißraum, unterschiedliche Formen und modernere Interaktionen (Slider, Kacheln), mit denen die Nutzer*innen interagieren können
• Sehr umfangreiches Screendesign nach dem Mobile-first-Prinzip und Individualisierung des Shopware-Standards (Template)

Durch die sehr gute und partnerschaftliche Zusammenarbeit mit dem Team von Vierlande konnte das MVP wie geplant umgesetzt werden. Die agile Arbeitsweise und schnelle Entscheidungen seitens des POs haben sehr zum Erfolg des Projekts beigetragen. Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit mit Vierlande im Rahmen eines Software-Pflegevertrages und die Umsetzung vieler weiterer Ideen für die Optimierung des Shops.

Professionelle Küchen bereiten täglich frisches Essen zu. Vierlande liefert die Zutaten, die sie zum Kochen brauchen – deutschlandweit und innerhalb von zwölf Stunden. Vierlande ist mit zahlreichen Standorten deutschlandweit immer ganz nah an seinen Kunden*innen aus der Gastronomie und Gemeinschaftsverpflegung.